Portfolio
Fluxys
Fluxys behoort tot Tractebel - de energiepool van Suez - en is actief in het transport en de opslag van aardgas. Met meer dan 800 medewerkers wordt een netwerk van 3730 km pijpleiding beheerd, alsook een ondergrondse opslagfaciliteit en een terminal voor vloeibaar gas (liquefied natural gas of LNG) in Zeebrugge.
Als aardgasvervoerder bekleedt Fluxys een leiderspositie in de competitie op de geliberaliseerde Europese gasmarkt, met één van de best geconnecteerde systemen in West-Europa.
Huberator, een dochteronderneming van Fluxys, is uitbater van hub Zeebrugge, de eerste spotmarkt voor aardgas op het Europese vasteland, waar meer dan 40 tradingmaatschappijen actief zijn.
De uitdaging
Liberaliseren betekent ook evolueren, en daarom neemt het belang van de communicatie tussen de werknemers van Fluxys dagelijks toe. Een evolutie die zich moet vertalen in een platform waarin informatie, applicaties en geïntegreerde systemen toegankelijk worden gemaakt voor de diverse medewerkers, met specifieke aandacht voor up-to-date informatie én een beveiligde, doch eenvoudige toegang. Kortom, een intranet waarin de diverse, complexe bedrijfsprocessen centraal staan.
Onze aanpak
Om de typische éénwegscommunicatie op een intranet te vermijden, werden de diverse gebruikers betrokken bij de opstart van het project.
Onze oplossing
Van informatie, over applicaties tot integratie…
Bij Fluxys koos men voor een enterprise portal die alle informatie en applicaties aanbiedt. Personalisatie en toegankelijkheid van de informatie zijn hierbij cruciale elementen, en in het verlengde daarvan de veiligheidsaspecten en de rechten toegekend aan verschillende gebruikersgroepen. Beslist werd om de informatie in hoofdtypes op te delen volgens een open en modulaire structuur, en meer gebruik te maken van applicaties waarvan het content management gedelegeerd kan worden naar de eindverantwoordelijke. Beschikbare mogelijkheden werden optimaal benut, zodat zowel beheer als gebruikerscomfort verbeterden.
Een greep uit de toepassingen
Mediatheek
PowerPoint-presentaties zijn voor heel wat personeelsleden bij Fluxys dagelijkse kost. Het communicatiedepartement beschikt dan ook over een indrukwekkend archief, dat vroeger vaak 'ad hoc' werd aangepast. Dat is nu verleden tijd: via de mediatheek kan de werknemer voortaan zelf een presentatie samenstellen uit bestaande slides van andere presentaties. De gegenereerde presentatie kan zelfs via email toegestuurd worden.
Vacatures
Interne vacatures zijn vanzelfsprekend op het intranet te vinden, maar worden ook gesynchroniseerd met het internet. Reageren kan zonder de vroeger gebruikelijke brok administratie... de reactie wordt rechtstreeks electronisch verwerkt door human resources.
Who is who
Deze populaire applicatie laat toe om gegevens over collega's en nieuwe medewerkers snel binnen handbereik te hebben. Ook als de juiste schrijfwijze van de naam ongekend is, kan de gebruiker via een fonetische zoekopdracht de relevante informatie terugvinden.
Persinformatie
Elk nationaal of internationaal persartikel over de gasindustire kan via een kalender én een search engine teruggevonden worden.
Real time data
In de LNG-terminal in Zeebrugge wordt het gas overgeheveld: een delicate opdracht, waarbij de parameters nauwlettend worden gevolgd. Het belang van real time data, gecapteerd via zo'n 60 meetpunten, in de supervisie van dit proces hoeft geen betoog. De meetwaarden worden door het SCADA-systeem geëxporteerd naar textfiles. Via een intranet-applicatie te Zeebrugge wordt deze real-time informatie op een gebruiksvriendelijke manier gevisualiseerd.
Document management system
Deze applicatie beheert de documenten via een fysieke directorystructuur op de server én via metadata die per document in een database worden gestockeerd. Zo kan worden gezocht via de opgeslagen metadata (op basis van keywords, titel, auteur, een beschrijving,…) - maar ook door middel van full text search via MS Index Server, gebaseerd op de inhoud van de documenten. De interface is opgebouwd naar analogie met de vertrouwde Windows Explorer, wat de gebruikersvriendelijkheid ten goede komt.
De return
Voor een hele reeks toepassingen heeft de intranet-implementatie hele concrete meerwaarden tot gevolg:
- snellere bewerkingstijden
- eenvoudiger gebruik
- ruimere informatie-verspreiding
- lagere overhead voor IT
- ….
Complexiteit maakte plaats voor doorzichtigheid, regels zijn vastgelegd voor het updaten van informatie op structurele basis, en de site is interactiever dan ooit tevoren.