Portfolio
Opel
GM Corp. is 100% eigenaar van het merk Opel, een groep waarbinnen Opel Belgium sinds 1924 een belangrijke entiteit vormt.
Vandaag rollen er in Antwerpen ruim 300.000 Astra's per jaar van de band. In totaal werden er in Antwerpen reeds meer dan 11 miljoen wagens geproduceerd. De commerciële diensten zijn verantwoordelijk voor verkoop-, marketing- en naverkoop¬activiteiten voor producten van Opel en US-GM (Cadillac en Chevrolet) in België en het Groot-Hertogdom Luxemburg. Via deze diensten worden de kontakten onderhouden met de verdelers en klanten waarbij een onderscheid gemaakt wordt tussen particulieren en professionele gebruikers (fleet). De e-business toepassing situeert zich in deze omgeving en werd gebouwd voor de verdelers en professionele gebruikers.
DigiPoint startte de zakenrelatie, gebaseerd op continuïteit en samenwerking, in België. Vandaag zijn de meeste Europese filialen klant bij DigiPoint NV/SA.
De uitdaging
GM werkt dagelijks met verschillende business partners, zowel extern (dealers, verhuurmaatschappijen, logistieke diensten, verzekeraars, ...) als intern (productie, facturatie, verkoop, ...). Elk van deze partners maakt gebruik van verschillende databronnen en communicatiemiddelen (ERP, databases, documenten, e-mail, fax, …). Het delen van informatie verloopt daardoor traag en moeizaam, brengt veel papierwerk mee en verhoogt aanzienlijk de kans op fouten.
Het gebrek aan gestandaardisserde, uniforme gegevensuitwisseling deed Opel Belgium besluiten om de ontwikkeling van een extranet aan DigiPoint toe te vertrouwen.
Hiermee wilde Opel Belgium, maar later heel GM Europe, de idee van een ‘stand-alone’ structuur waarin informatie statisch en ad hoc is opgeslagen vervangen door een ‘cockpit view'. Alle informatie binnen het Rental Management System maakt immers deel uit van het volledige bedrijfsproces en moet vanuit dat perspectief opgeslagen en beheerd worden.
Onze aanpak
Rekening houdend met de grootte en de complexe eisen van de diverse gebruikersgroepen, werd het totaal¬project opgedeeld in diverse fasen.
Voor elke fase werd een gelijkaardige methodiek toegepast.
Oplossing
Om de bedrijfsprocessen van GM efficiënter en vlotter te laten verlopen, ontwikkelde DigiPoint een extranet toepassing voor het beheer van hun vloot huurwagens: GM Rental Master.
Koppeling met eigen infrastructuur
Gegevens over alle wagens, gebruikers en diensten worden bijgehouden in een centrale database. Door regelmatige automatische of manuele synchronisatie – afhankelijk van de infrastructuur van de partner – met de databases van de verschillende betrokkenen, zijn alle geraadpleegde gegevens op de GM Rental Master steeds actueel. In dit opzicht is uiteraard ook de interfacing met de database van GM een essentiële factor in het Rental Master proces.
Van data naar informatie
De database is via de sterk beveiligde extranet applicatie toegankelijk voor alle betrokkenen. Zo hebben verkopende en aankopende Opel-dealers, verhuurmaatschappijen, GM zelf, de financieringsmaatschappij en diverse logistieke partners zoals Valck en Masterlease altijd toegang tot het gegevensbestand.
Om deze complexe integratie tussen de verschillende databronnen van de betrokken partijen tot stand te brengen, ontwikkelde DigiPoint een communicatieplatform met een gebruiksvriendelijke grafische user interface (GUI). Via deze interface hebben geautoriseerden toegang tot de verschillende databronnen vanuit iedere willekeurige werkplek. Elke gebruiker heeft een gepersonaliseerde interface, waarin de gecentraliseerde data tot informatie verwerkt wordt.
Functionaliteiten
Automatische afhandeling van administratie
Het Rental Master Proces synchroniseert aanvankelijk de onderhandelingsprocedures tussen leasingmaatschappijen, verkoopsorganisaties en GM, om tot een evenwicht te komen in aanbod van nieuwe wagens en de afgeleide vraag van tweedehandswagens.
Het resultaat van deze onderhandelingen wordt contractueel vastgelegd en in pakketten aangeboden, door de verkoopsorganisaties af te nemen, volgens hun planning. Dit wordt centraal automatisch gecoördineerd en geregistreerd.
Via GM Rental Master kunnen aankopende dealers online hun bestellingen plaatsen, terwijl verhuurmaatschappijen de planning online kunnen raadplegen en aanpassen. Op deze manier kan de status van het werkproces worden afgelezen en kan er op tijd worden bijgestuurd.
Verder worden ook alle andere partijen zoals transporteurs, garages, verzekeraars en andere in het proces deelachtig gemaakt, zodat ook zij actief kunnen participeren aan het planningsproces.
Het is evident dat dankzij de automatisatie ervan, alle processen veel sneller en accurater verlopen. Bovendien wordt de productie nu aangestuurd op het moment dat er een grote zekerheidsgraad bestaat omtrent welke wagens er reeds eerstehands en tweedehands verkocht zijn.
Facturatiemodule
De facturatiemodule bestaat uit twee delen, de zogenaamde matrix en de wagenfiche.
De kopende dealer kan alle wagens die hem interesseren opzoeken en vervolgens in een matrix de facturatieprijs aflezen aan de hand van de kenmerken van de wagen en het aantal gereden kilometers. De gegevens van een wagen kunnen in detail opgevraagd worden via de wagenfiche. Naargelang de vraag van de betrokken partij, kan de ook volledige facturatie automatisch berekend worden.
Email noticifiactie-systeem
Keuringsrapporten en andere GM Rental Master meldingen worden via het extranet automatisch gegenereerd en verzonden naar de betrokken partij(en).
De return
GM Rental Master dient als centraal platform, geschikt voor het verbeteren van interne en externe communicatie. Dit wordt bereikt door workflow- en documentenbeheer te integreren binnen een sterk beveiligd extranet. Door deze integratie is het mogelijk om kennisdeling en de gerelateerde werkprocessen optimaal op elkaar af te stemmen.
GM Rental master wordt in meerdere landen gebruikt, door meerdere gebruikers (± 800) over meerdere maatschappijen (± 800)
GM Rental Master zorgt voor:
- Business Process Management (BPM), met ondersteuning en beheer van de bedrijfsprocessen over verschillende interne en externe business partners.
- Kostefficiënte browser-gebaseerde toegang tot diverse data- en informatiebronnen
- Uniform communicatieplatform voor eenvoudige en efficiënte informatie-uitwisseling
- Centraal en open IT platform
- Concurrentieel voordeel
Kortom, het GM Rental Master systeem is een krachtige informatie- en communicatiemodule voor de analyse, stroomlijning en automatisering van bedrijfsprocessen. Andere deelmaatschappijen bekijken al met grote interesse deze toepassing.