Portfolio
PSA HNN
De 650 bedienden van havenoperator PSA HNN kunnen sinds kort informatie terugvinden en samenwerken via een centraal systeem. "Het hoofddoel van dit project is efficiënter met informatie omgaan", vertelt Yannick Betrains, IT Manager Applications bij PSA HNN. "Onze medewerkers kunnen daardoor beter werken en raken minder gefrustreerd doordat ze de nodige informatie niet snel kunnen terugvinden."
Als onderneming van enige omvang had PSA HNN echt nood aan een degelijk samenwerkingsplatform. De keuze viel op Microsoft Office SharePoint Server 2007. Die software wordt gebruikt voor verschillende doeleinden. Het dient als een documentbeheersysteem, als een intranet voor alle bedienden en als een extranet voor de havenarbeiders. Bovendien krijgen later ook partners en klanten toegang tot bepaalde delen van het extranet.
Contract Lifecycle Management
"Bij de stapsgewijze implementatie hebben we eerst voor de juridische dienst een contractbeheerssysteem gebouwd. De gebruikers kunnen met het op maat gemaakte systeem de vele leveranciers- en klantencontracten efficiënt beheren. De verantwoordelijke krijgt bijvoorbeeld automatisch een verwittiging wanneer de vervaldag nadert. Er zijn voor de gebruikers ook rollen gecreëerd waaraan bepaalde toegangs- en gebruikersrechten gekoppeld zijn", legt Yannick Betrains uit. "In feite gaat het om een uitgebreide toepassing voor contract lifecycle management met geautomatiseerde workflows, archivering en een zoekfunctie. De mogelijkheden voor de gebruikers gaan vrij ver. Dankzij de automatisering maken we minder menselijke fouten en boeken we een aanzienlijke tijdwinst. We bouwen nu voor onze claimsafdeling ook een document management systeem."
"Naast documentbeheer gebruikt PSA HNN SharePoint ook als basis voor het intranet, een portaalsite waar de bedienden onder meer intern bedrijfsnieuws en standaardformulieren kunnen vinden, zich kunnen inschrijven voor evenementen of eenvoudig en snel zelf een teamsite kunnen creëren", zegt Kristof Lauwagie, Sales Manager van Digipoint. "In de toekomst willen we ook teamsites op het extranet creëren rond grote projecten waarbij we intensief samenwerken met leveranciers, klanten en partners. Dat is bijvoorbeeld het geval bij grote constructieprojecten zoals de bouw van een nieuwe haventerminal. Momenteel moeten we ons behelpen met e-mail en een file share, wat het versiebeheer en de transparantie bemoeilijkt", vult Yannick Betrains aan. "Via een teamsite vinden de teamleden alle relevante informatie voor hun project op een centraal punt."
Door informatie centraal beschikbaar te stellen, werkt iedereen nu sneller en efficiënter. Bovendien is er van die documenten nu nog slechts één versie, die steeds up-to-date is. Vroeger bewaarden werknemers heel wat informatie lokaal op hun pc waardoor ze die minder snel konden terugvinden en waardoor ze vaak een verouderde versie gebruikten. Met SharePoint kan ook de beveiliging een stuk grondiger worden beheerd.
Modern communicatiekanaal voor havenarbeiders
PSA HNN zet Microsoft Office SharePoint Server 2007 ook op als extranet. In eerste instantie werd door IT-partner Digipoint een luik ontwikkeld voor de havenarbeiders. Via kiosken op de terminals, maar ook van thuis, zullen ze toegang hebben tot het extranet waar ze informatie over het bedrijf kunnen vinden en vakantieaanvragen kunnen indienen. Dankzij de integratie met de backoffice HR- en planningsystemen PeopleSoft en Quintiq, kunnen ze ook hun werkplanning beter beheren. "Tot op heden werd die planning enkel mondeling doorgegeven, maar we willen onze havenarbeiders ook een modern communicatiekanaal bieden. Ze zullen kunnen aanloggen op het systeem met hun toegangscontrolepas die hen, afhankelijk van hun profiel, toegang verleent tot bepaalde functies en informatie.
Naadloze integratie met andere Microsoft-producten
"We kozen voor Microsoft Office SharePoint Server 2007 omdat het een gebruiksvriendelijke standaardsoftware is voor samenwerking. Bovendien is er een naadloze integratie met andere Microsoft-producten zoals Microsoft Office en Exchange. Ook onze partners zijn vertrouwd met de producten van Microsoft. Uit onze ervaring blijkt ook dat je Microsoft Office SharePoint Server 2007 heel goed kan aanpassen en uitbreiden naar wens", zegt Yannick Betrains. "Microsoft SharePoint laat ook toe om de beveiliging te definiëren op verschillende niveaus, tot op documentniveau. Het project loopt nog steeds en Digipoint heeft al prima werk geleverd. Het is een Microsoft Gold Certified Partner, wat een voorwaarde was bij onze selectie."
Implementatie in fasen
De mensen van Digipoint werkten bij PSA HNN ter plaatse samen in een team met de informatici en de eindgebruikers van PSA. De implementatie gebeurt in verschillende fasen. "De gebruikers worden heel nauw betrokken bij de ontwikkeling zodat ze de toepassing meteen in de praktijk kunnen uittesten. Het eindresultaat beantwoordt daardoor volledig aan hun wensen en verwachtingen", legt Kristof Lauwagie uit.
Toch was het in het begin niet eenvoudig om de gebruikers te overtuigen om het nieuwe systeem volledig te benutten. "Het is belangrijk om een dergelijke ingrijpende verandering geleidelijk in te voeren. Intussen zijn de gebruikers die als eerste ervaring opdeden met SharePoint, de promotors van het systeem. Ik ben er zeker van dat volgend jaar al niemand het meer zal willen missen", besluit Yannick Betrains.