Portfolio
Vooruit
Kunstencentrum Vooruit in Gent is een gekende Vlaamse cultuurtempel met internationale uitstraling. Verschillende kunstdisciplines krijgen er een plaats, per jaar worden meer dan 600 activiteiten georganiseerd. Daarvoor zorgt een team van 85 medewerkers. Per jaar strijkt in Vooruit ook een zestigtal losse medewerkers en artiesten neer, om tijdelijk mee te werken aan producties en activiteiten. En ten slotte herbergt Vooruit ook het beroemde café met de Atlasbeelden, dat een jaarlijkse stroom van meer dan een half miljoen bezoekers ontvangt.
De hele organisatie herademt
De vele vaste en losse medewerkers, de bezoekers die gebruik maken van de hotspot en de internationale samenwerking maken van Kunstencentrum Vooruit een knooppunt van communicatie. Die communicatie werd echter zwaar gehypothekeerd door de hoeveelheid spam en virussen die het netwerk teisterden. ICT-verantwoordelijke Alain Quackelbeen pakte het probleem aan samen met DigiPoint. Alain Quackelbeen: “In een organisatie zoals Kunstencentrum Vooruit heb je een oplossing nodig om mensen tegen zichzelf te beschermen. Een strikt veiligheidsbeleid heeft weinig kans op slagen in een cultuur van kunstenaars en creatieven. Onze mensen exploreren het web, ze zijn nieuwsgierig. Ze downloaden zo soms minder onschuldige dingen en nodigen nietsvermoedend een golf van spam uit.”
Dweilen met de kraan open
Het gevolg was een bijzonder zware belasting; van
de mailserver en het netwerk onder andere maar
ook van de hele work force. Alain Quackelbeen: “Medewerkers kregen tot 200 spam-berichten en
meer. Eerste dagtaak is dan een uur mails wissen,
een bijzonder frustrerende bezigheid want terwijl
je wist komt de volgende lading spam al binnen.
Het bespreekbureau, waar tickets per mail besteld
worden, verdronk in de spam:
500 à 600 mails per dag. Die
mensen hebben het zonder
die overlast al druk genoeg.
Gevolg was ook dat bij de
opkuis van de mail al eens een
reservatie van een bezoeker
mee gewist werd. Het probleem raakte daarmee
rechtstreeks aan de service die we onze bezoekers
bieden.”
Virussen en phishing zorgden op desktop-niveau
regelmatig voor incidenten. Als enige interne ICTkracht
trok Alain Quackelbeen per week gemiddeld
een halve dag om de problemen op te lossen. “Gemiddeld” is echter een nietszeggend woord in
dit verband, virussen hebben immers de neiging
zich in ‘plagen’ aan te dienen.
Antivirus op gateway-niveau
Kunstencentrum Vooruit evalueerde verschillende oplossingen. Het voorstel - van DigiPoint, een anti-virusoplossing op gateway-niveau bleek het interessantste. Alain Quackelbeen: “Niet alleen de prijs was aantrekkelijk. De oplossing bood ook veiligheid op verschillende lagen: bedreigingen “in the cloud”, bij de gateway en op desktops worden proactief tegengehouden. Het toestel staat voor de router. Bedreigingen worden bijgevolg ontzenuwd voor ze het netwerk binnendringen. Daardoor werd een duur scenario - de mailserver in een aparte zone isoleren – overbodig. De oplossing bleek ook op de langere termijn de beste te zijn. Indien we ooit de mailserver vervangen, dan kan dit los van de oplossing voor contentbeveiliging. En mocht er ooit een probleem zijn met het toestel zelf, dan moeten we slechts één kabel uittrekken en het is er tussenuit.” “Ook de installatie was eenvoudig: één DigiPoint engineer installeerde de hardware en verzorgde de configuratie in een halve dag. Dit ondanks de complexiteit van ons netwerk. Zo hebben we een gratis hotspot in het café, waar de laptop van een bezoeker meteen een security check moet krijgen als hij aanlogt. In een uurtje tijd leidde de DigiPoint-medewerker mij ook door de menu’s van het systeem en ik kon ermee aan de slag. Het toestel draaide perfect.”
Stilte na de storm
Van de ene dag op de andere hield de stroom spam en virussen op. De organisatie herademde. Een aantal medewerkers twijfelde zelfs of de mail nog functioneerde… Alain Quackelbeen: “De mailtrafiek decimeerde. Dat is meteen voelbaar in de responstijden. In de eerste 3 maanden werden 250.000 mails en binnenkomende scriptjes tegengehouden. Medewerkers wonnen tot een uur per dag. En ook voor mij kwam tijd vrij om aan nuttiger dingen te besteden. Minder ergernis is bovendien minder stress."
"We hebben intern wat geëxperimenteerd hoe strikt we de filtering konden instellen. Tijdens de eerste maand kwam de weggefilterde mail nog in een aparte map bij de bestemmeling. Zo kon die afzenders die toch legitiem waren aan de goedgekeurde afzenderlijst toevoegen. Dat is ondertussen niet meer nodig. Slechts heel uitzonderlijk wordt nog legitieme mail weggefilterd. Eenmaal per maand bekijk ik de rapporten om te zien of alles goed verloopt en dat is het. Updates gebeuren automatisch.”
Voor de ondersteuning heeft Kunstencentrum Vooruit een contract met DigiPoint. “We hebben geen problemen gehad. De mails met onze vragen werden binnen het uur beantwoord. Het contact met DigiPoint is echt persoonlijk en we hebben ondervonden dat DigiPoint een betrouwbare partner is. We zijn honderd procent tevreden over de oplossing. En als IT-verantwoordelijke kreeg ik zelfs felicitaties van de collega’s, dat gebeurt ook niet elke dag.”
www.vooruit.be